Politique de confidentialité

Responsable de traitement

Action Flow est édité par Traindy, 86 rue Damrémont, 75018 Paris, France. Le responsable de traitement est Traindy, pour le compte de lʼorganisation cliente lorsquʼil sʼagit des participants, contacts de soutien et destinataires dʼemails pédagogiques (Traindy agit alors en sous-traitant au sens de lʼarticle 28).

Contact

Pour exercer vos droits ou poser une question relative à cette politique : privacy@traindy.io.

Personnes concernées

Utilisateurs de la plateforme (formateurs, administrateurs dʼorganisation, administrateurs applicatifs) ; personnes et participants dʼune session de formation ; contacts du réseau de soutien (manager, pair) ; destinataires dʼemails transactionnels ; contacts marketing (nouveautés produit).

Traitements

• Compte utilisateur : identité, email, moyen de connexion, langue et fuseau. Base : contrat (acceptation des CGU et de cette politique).
• Pédagogie : identité, email, téléphone éventuel, identifiant externe, réponses dʼactivités, preuves de completion, scores. Base : contrat entre lʼorganisation cliente et Traindy, exécuté par le formateur.
• Nouveautés produit : email, prénom, nom, uniquement si lʼemail est vérifié, le compte nʼest pas suspendu, et lʼoption est activée dans le profil. La liste est synchronisée avec Mailtrap. Vous pouvez vous y opposer à tout moment depuis le profil.
• Réseau de soutien : un contact nʼest sollicité quʼaprès demande de consentement. Un refus, une expiration ou un retrait purge le contact. Base : consentement.
• Emails transactionnels (activités, visio, consentement, alertes, facturation) : adresse, nom, sujet, métadonnées dʼenvoi. Base : contrat ou intérêt légitime (digests pédagogiques).
• Facturation : raison sociale, email dʼadministration, TVA, identifiant client Stripe, crédits consommés. Base : contrat et obligations comptables. Les paiements carte sont traités par Stripe ; Action Flow ne stocke pas de numéro de carte. Le client Stripe nʼest pas supprimé à la suppression dʼune organisation : il est conservé environ 10 ans.
• Génération de parcours par IA : le texte extrait des documents que vous téléversez (PDF, DOCX, PPTX, images) est envoyé à un prestataire dʼIA (OpenAI par défaut). Nʼy placez pas de listes de participants ni dʼautres données personnelles. Base : intérêt légitime / mesures précontractuelles à votre demande. Voir aussi lʼinformation affichée avant lʼenvoi.
• Visio et calendrier : informations nécessaires pour planifier et annuler les événements. Base : consentement du formateur. Les événements à venir sont annulés à la suppression du compte ou de la session.
• Suivi qualité (indicateurs, exports Excel / PDF) : scores et identifiants techniques. Les personnes anonymisées sont exclues des exports. Base : intérêt légitime et, le cas échéant, obligations de preuve de formation.
• Journaux techniques utiles au fonctionnement et à la sécurité du service. Base : intérêt légitime.

Durées de conservation

Sessions de formation : 3 ans après la date de fin, puis purge (emails dʼactivité, preuves, contacts de soutien, anonymisation ou suppression de la personne si elle nʼest plus active ailleurs). Les formations (catalogue) ne sont pas effacées par cette purge. Compte utilisateur : anonymisation à la demande plutôt quʼune suppression brute, afin de conserver lʼhistorique nécessaire (crédits, fichiers, audit). Les événements techniques (usage IA, emails) sont conservés le temps nécessaire au suivi du service. Les preuves de consommation de crédits sont détachées de la session puis conservées pour la comptabilité. Le client Stripe (identifiant, email de facturation, raison sociale) et les pièces de facturation sont conservés environ 10 ans pour les obligations comptables françaises, y compris après suppression dʼune organisation.

Sous-traitants

Stripe (paiement) ; Mailtrap (envoi dʼemails et, si activée, liste marketing) ; stockage dʼobjets OVH (France) pour les fichiers et preuves ; OpenAI ou autre prestataire dʼIA configuré pour la génération de parcours ; Google, Microsoft et LinkedIn pour la connexion et, le cas échéant, le calendrier. Chez Stripe, le client et les pièces de facturation sont conservés environ 10 ans (obligations comptables). Les durées chez les autres prestataires échappent au périmètre dʼAction Flow.

Vos droits

Vous pouvez accéder à vos données et les rectifier depuis votre profil (compte) ou lʼespace participant / soutien. La suppression de compte anonymise votre fiche. Un participant peut quitter une session ; son identité est alors anonymisée sʼil nʼa plus dʼautre participation active. Pour une demande dʼaccès consolidée, de portabilité ou dʼopposition, écrivez à privacy@traindy.io. Vous pouvez aussi saisir la CNIL.

Transferts hors Union européenne

Certains prestataires (paiement, connexion, IA) peuvent traiter des données hors UE. Ces transferts reposent sur les garanties prévues par la réglementation. Le stockage de fichiers est en France.

Modifications

Cette politique peut être mise à jour pour refléter le produit. La date en tête de page fait foi. Les changements substantiels seront signalés aux utilisateurs connectés lorsque cʼest raisonnable.